Các bước để tổ chức Họp đại hội đồng cổ đông bất thường đúng luật. Emt.vn - Cập nhật ngày 17/09/2019

Theo quy định tại điều 96 Luật Doanh nghiệp thì Đại hội  đồng cổ đông (ĐHĐCĐ) gồm tất cổ đông có quyền biểu quyết, là cơ quan quyết định cao nhất của công ty cổ phần.

Hiện nay theo luật doanh nghiệp ĐHĐCĐ được phân chia thành hai loại đó là  ĐHĐCĐ thường niên và ĐHĐCĐ bất thường.

ĐHĐCĐ thường niên thảo luận và thông qua các vấn đề : Báo cáo tài chính hàng năm; Báo cáo của HĐQT đánh giá thực trạng công tác quản lý kinh doanh ở công ty; Báo cáo của Ban kiểm soát về quản lý công ty của HĐQT, Giám đốc hoặc Tổng giám đốc; Mức cổ tức đối với mỗi cổ phần của từng loại; các vấn đề khác thuộc thẩm quyền.

Trong bài viết này chúng tôi tập trung vào vấn đề về phạm vi điều kiện, thẩm quyền, cách thức họp ĐHĐCĐ bất thường.

1. Phạm vi điều kiện của cuộc họp ĐHĐCĐ bất thường bao gồm các nội dung:

- HĐQT xét thấy cần thiết phải họp vì lợi ích của công ty;

- Số lượng thành viên HĐQT còn lại ít hơn số thành viên theo quy định của pháp luật;

- Theo yêu cầu của cổ đông hoặc nhóm cổ đông quy định tại khoản 2 điều 79 Luật Doanh nghiệp (cổ đông hoặc nhóm cổ đông sở hữu trên 10% tổng số cổ phần phổ thông trong thời hạn liên tục ít nhất 06 tháng hoặc một tỷ lệ khác nhỏ hơn quy định tại Điều lệ);

- Theo yêu cầu của Ban Kiểm soát; và các trường hợp khác theo quy định của Luật Doanh nghiệp và điều lệ.

2. Về người có thẩm quyền triệu tập ĐHĐCĐ bất thường bao gồm:

-       Hội đồng quản trị;

-       Ban kiểm soát;

-       Cổ đông hoặc nhóm cổ đông theo k2 đ 79 Luật Doanh nghiệp.

Như vậy việc Luật quy định 03 nhóm đối tượng được quyền triệu tập ĐHĐCĐ bất thường nhằm đảm bảo được về mặt tổng thể quyền và lợi ích của toàn doanh nghiệp theo cơ chế giám sát lẫn nhau giữa cơ quan quản lý (HĐQT) và cơ quan giám sát (BKS) và các cổ đông.

3. Điều kiện tiến hành họp ĐHĐCĐ

-           Cuộc họp ĐHĐCĐ lần một được tiến hành khi có số cổ đông đại diện cho ít nhất 65% tổng số cổ phần có quyền biểu quyết tham dự; tỷ lệ cụ thể do Điều lệ công ty quy định.

-           Cuộc họp ĐHĐCĐ lần 2 được tiến hành nếu lần 1 không đủ  tỷ lệ và số cổ đông dự họp đại diện ít nhất 51% tổng số cổ phần có quyền biểu quyết tham dự; tỷ lệ cụ thể do Điều lệ công ty quy định.

-           Trường hợp lần 2 cũng không đủ tỷ lệ theo điều kiện thì triệu tập lần 3 (trong thời hạn 20 ngày kể từ ngày dự định họp lần 2) và lần này cuộc hợp ĐHĐCĐ không phụ thuộc vào số cổ đông dự họp và tỷ lệ số cổ phần có quyền biểu quyết của các cổ đông dự họp.

4. Các bước tổ chức ĐHĐCĐ bất thường

-           Thông thường khi có bất kỳ vấn đề phát sinh trong doanh nghiệp mà ngoài phạm vi thẩm quyền của HĐQT quyết định thì HĐQT có quyền triệu tập ĐHĐCĐ bất thường nhằm giải quyết và quyết định các vấn đề cấp bách.

Để có thể triệu tập ĐHĐCĐ bất thường, HĐQT phải triệu tập họp HĐQT và ra nghị quyết tổ chức họp ĐHĐCĐ bất thường. Sau khi HĐQT ra nghị quyết triệu tập họp ĐHĐCĐ bất thường trong vòng 30 ngày kể từ ngày số lượng thành viên HĐQT thiếu hụt theo quy định điểm b,c,d khoản 3 điều 97 Luật Doanh nghiệp.

-           Đối với trường hợp HĐQT họp nhưng không ra được nghị quyết hoặc HĐQT không tổ chức được cuộc họp HĐQT vì lý do không đủ thành viên  thì cơ quan tiếp theo là BKS có quyền triệu tập cuộc họp ĐHĐCĐ trong vòng 30 ngày tiếp theo (k 4 điều 97 Luật Doanh nghiệp).

-           Trường hợp BKS  sau 30 ngày tiếp theo cũng không triệu tập họp ĐHĐCĐ như theo quy định thì cổ đông hoặc nhóm cổ đông quy định tại k2 đ79 Luật Doanh nghiệp có quyền thay thế HĐQT, BKS triệu tập ĐHĐCĐ.

Như vậy theo thứ tự quyền triệu tập ĐHĐCĐ bất thường lần lượt là HĐQT, BKS và sau cùng là cổ đông-nhóm cổ đông theo k2 đ79 Luật Doanh nghiệp.

Người triệu tập ĐHĐCĐ phải thực hiện các nội dung sau:

+          Lập Danh sách cổ đông có quyền dự họp ĐHĐCĐ (chậm nhất 30 ngày trước ngày khai mạc họp ĐHĐCĐ – nếu điều lệ công ty không quy định thời hạn ngắn hơn);

+          Cung cấp thông tin và giải quyết khiếu nại liên quan tới danh sách cổ đông;

+          Lập chương trình và nội dung cuộc họp, chuẩn bị tài liệu (dự thảo nghị quyết đối với từng vấn đề trong chương trình họp) , xác định thời gian, địa điểm họp;

+          Gửi thông báo mời họp đến từng cổ đông (Thông báo mời họp phải trước 07 ngày làm việc trước ngày khai mạc, thông báo được gửi bằng phương thức bảo đảm đến địa chỉ thường trú của cổ đông).

-           Vấn đề uỷ quyền họp ĐHĐCĐ:

Việc uỷ quyền cho người đại diện dự họp ĐHĐCĐ phải được lập thành văn bản theo mẫu của cty và có chữ ký của người uỷ quyền và nhận uỷ quyền;

Người được uỷ quyền phải xuất trình giấy uỷ quyền trước khi vào phòng họp.

Luật sư Phạm Xuân Dương