Tổng quan về thành lập công ty Emt.vn - Cập nhật ngày 26/09/2019

Thành lập công ty để khởi nghiệp hoặc mở thêm hoạt động đối với các doanh nghiệp có kế hoạch mở rộng đều có cùng một quy trình như nhau. Với 20 năm hoạt động nghề nghiệp của các luật sư, vnlaw tự hào đã góp một phần nhỏ trong thành công của nhiều doanh nghiệp tại Hà Nội và các tỉnh lân cận.

Để có một cách nhìn tổng quan, vnlaw xin tổng hợp tất cả các thủ tục thành lập công ty bao gồm chuẩn bị tài liệu, thông tin cho đến quá trình soạn thảo hồ sơ, và sau khi nhận được đăng ký.

1. 1.     Chuẩn bị tài liệu, thông tin để thực hiện thủ tục thành lập công ty

Tài liệu để thành lập công ty cho thành viên công ty TNHH và cổ đông sáng lập công ty cổ phần:

-                Đối với các cá nhân đứng ra thành lập công ty thì chỉ cần chứng minh nhân dân hoặc căn cước công dân bản sao có chứng thực;

-                Đối với các tổ chức là thành viên sang lập cần cung cấp các giấy tờ: Đăng ký kinh doanh, Quyết định tham gia góp vốn của Hội đồng thành viên hoặc Nghị quyết của Đại hội đồng cổ đông, Quyết định cử người đại diện phần vốn tại công ty mới thành lập.

Thông tin để thành lập công ty TNHH và công ty cổ phần:

-                Thông tin về đặt tên công ty (Số lượng công ty ngày càng nhiều nên rất dễ trùng lặp vì vậy các thành viên sáng lập cần dự trù một số tên, ngoài ra có thể thêm các tiền tố, hậu tố khi cần thiết để vnlaw kiểm tra trước khi công ty chọn tên chính thức);

-                Thông tin về trụ sở chính của công ty ( để đảm bảo việc phát hành hoá đơn sau này không được đặt trụ sở tại nhà chung cư);

-                Thông tin về vốn điều lệ khi thành lập công ty, danh sách thành viên góp vốn/ danh sách cổ đông (các thành viên góp vốn, các cổ đông sáng lập phải góp đủ vốn trong vòng 90 ngày kể từ ngày được cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp);

-                Thông tin về ngành nghề kinh doanh (Công ty nên dự trù các ngành nghề hoạt động để vnlaw đối chiếu và áp mã ngành nghề);

-                Thông tin về đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp và chức danh;

1. 2.              Soạn thảo hồ sơ thành lập công ty

-                Soạn thảo đơn đề nghị đăng ký kinh doanh;

-                Soạn thảo danh sách thành viên/ danh sách cổ đông sáng lập;

-                Soạn thảo điều lệ công ty

1. 3.              Cấp đăng ký kinh doanh

Sau khi hồ sơ được chuẩn bị bao gồm giấy tờ nhân thân của thành viên công ty TNHH/ cổ đông sáng lập công ty cổ phần và hồ sơ thành lập được ký. Vnlaw sẽ sao lại và nộp tới Phòng đăng ký kinh doanh và 03-05 ngày công ty sẽ nhận được đăng ký kinh doanh.

1. 4.              Khắc con dấu

Sau khi công ty nhận được đăng ký kinh doanh, vnlaw sẽ khắc dấu, trên con dấu thông thường (không phải dấu do doanh nghiệp  tự thiết kế) bao gồm các thông tin như tên công ty, mã số đăng ký kinh doanh, địa chỉ quận/huyện, tỉnh/thành phố). Thời gian khắc dấu 01 ngày, sau đó Vnlaw sẽ công bố mẫu dấu cho công ty trên hệ thống thông tin quốc gia, địa chỉ tra cứu: http://dangkykinhdoanh.gov.vn. Con dấu pháp nhân của công ty chỉ có hiệu lực  và bắt đầu được sử dụng theo quyết định của doanh nghiệp và được công bố trên cổng Thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp.

1. 5.     Công bố thông tin đăng ký doanh nghiệp

Theo quy định của Luật Doanh nghiệp, sau khi được cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, công ty phải công bố thông tin doanh nghiệp trên Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp trong vòng 30 ngày. Nội dung công bố gồm các thông tin sau:

-           Ngành, nghề kinh doanh;

-           Danh sách cổ đông sáng lập và cổ đông là nhà đầu tư nước ngoài đối với công ty cổ phần; danh sách thành viên công ty TNHH đối với công ty TNHH.

1. 6.              Doanh nghiệp mở tài khoản ngân hàng và thông báo tài khoản tới Sở kế hoạch và đầu tư

Hồ sơ Mở tài khoản ngân hàng cho doanh nghiệp bao gồm:

-           01 bản công chứng “Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp”;

-           01 bản công chứng “Chứng minh nhân dân” của người đại diện pháp luật ghi trên giấy phép;

-           01 bản sao điều lệ công ty;

-           01 bản công chứng “Thông báo về việc đăng tải thông tin con dấu doanh nghiệp”;

Đăng ký nộp thuế điện tử từ một ngân hàng mà doanh nghiệp đã đăng ký mở tài khoản.

Thông báo tài khoản ngân hàng với Sở kế hoạch và Đầu tư

Doanh nghiệp cần thông báo tài khoản ngân hàng với Sở Kế hoạch và Đầu tư để cập nhật lên hệ thống thông tin quốc gia về doanh nghiệp và hệ thống thuế.

Hồ sơ thông báo tài khoản ngân hàng gồm:

Thông báo thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp (thay đổi thông tin đăng ký thuế);

Văn bản ủy quyền;

Thời gian thực hiện: 03-05 ngày làm việc.

1. 7.              Nộp tờ khai thuế môn bài và nộp thuế môn bài

Theo quy định tại Nghị định 139/2016/NĐ-CP ngày 4/10/2016 và Thông tư 302/2016/TT-BTC ngày 15/11/2016 thì mức thu lệ phí môn bài và thời hạn nộp tờ khai, lệ phí môn bài được quy định như sau:

-           Mức thu lệ phí môn bài:

-           Doanh nghiệp có vốn điều trên 10 tỷ đồng: 3.000.000 đồng/năm;

-           Doanh nghiệp có vốn điều lệ từ 10 tỷ đồng trở xuống: 2.000.000 đồng/năm;

-           Đơn vị phụ thuộc doanh nghiệp: chi nhánh, địa điểm kinh doanh nộp thuế môn bài là 1.000.000 đồng/năm.

Thời hạn nộp tờ khai, nộp thuế môn bài:

Theo quy định của Nghị định 139/2016/NĐ-CP thì thời hạn nộp tờ khai và thuế môn bài ấn định 02 trường hợp. Trường hợp thứ nhất, nếu doanh nghiệp đã phát sinh hoạt động kinh doanh thì phải nộp và kê khai thuế môn bài chậm nhất là ngày cuối cùng của tháng bắt đầu hoạt động sản xuất kinh doanh. Trường hợp thứ hai, người nộp lệ phí mới thành lập cơ sở kinh doanh nhưng chưa hoạt động sản xuất kinh doanh thì phải khai lệ phí môn bài trong thời hạn 30 ngày, kể từ ngày được cấp giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh hoặc ngày cấp giấy chứng nhận đăng ký đầu tư và đăng ký thuế. Nếu công ty thành lập, được cấp đăng ký thuế và mã số thuế, mã số doanh nghiệp trong thời gian 06 tháng cuối năm thì nộp 50% mức lệ phí môn bài cả năm. Tuy nhiên, việc xác định thời hạn bắt đầu kinh doanh không rõ ràng nên cách áp dụng thời hạn kê khai và nộp thuế môn bài của cơ quan quản lý thuế chưa thống nhất nên tốt nhất doanh nghiệp cần nộp và kê khai thuế môn bài sớm nhất có thể (trước ngày cuối cùng của tháng được cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp).

1. 8.     Làm biển công ty

Doanh nghiệp bắt buộc phải treo biển công ty tại trụ sở với các nội dung như sau: Tên cơ quan chủ quản (cơ quan cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp tức Sở Kế hoạch và Đầu tư), Tên công ty, địa chỉ trụ sở. Số điện thoại hoặc email (nếu có).

1. 9.     Mua chữ ký số điện tử

Doanh nghiệp phải mua chữ ký số điện tử để sử dụng trong giao dịch về thuế và các giao dịch khác. Vnlaw hiện có quan hệ với nhiều nhà cung cấp chữ ký số điện tử để khách hàng lựa chọn với giá ưu đãi và dịch vụ hỗ trợ tốt nhất;

1. 10.  Đề nghị phát hành hoá đơn điện tử

Hồ sơ đề nghị phát hành hóa đơn điện tử nộp qua mạng gồm:

-           Quyết định phát hành hóa đơn;

-           Mẫu hóa đơn;

Sau khi nộp hồ sơ đề nghị đặt in hóa đơn trong vòng 2-3 ngày, cơ quan thuế sẽ tiến hành đánh giá hồ sơ (Ngoài ra, có một số Chi cục thuế yêu cầu nộp bản gốc hồ sơ nộp qua mạng. Cơ quan thuế có thể đi kiểm tra địa chỉ trụ sở trước hoặc sau khi ra quyết định chấp thuận cho phép phát hành hóa đơn, việc đi kiêm tra có thể có hẹn trước hoặc đột xuất, do đó doanh nghiệp cần thu xếp có nhân sự túc trực tại Văn phòng trong thời gian nộp hồ sơ phát hành hóa đơn).

Theo nghị định 119/2018/NĐ-CP có hiệu lực từ ngày 01/11/2018 thì cơ sở kinh doanh mới thành lập chưa đáp ứng điều kiện về công nghệ thông tin để áp dụng hóa đơn điện tử thì tiếp tục sử dụng hóa đơn đặt in, tự in hoặc mua của cơ quan thuế (hóa đơn giấy) theo quy định, tuy nhiên chỉ được sử dụng đến hết 31/10/2020, thủ tục đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử có mã hoặc không có mã như sau:

-           Tờ khai Đăng ký/thay đổi thông tin sử dụng hóa đơn điện tử theo mẫu 01;

-           Các cá nhân/tổ chức truy cập vào Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế để đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế.

Các nội dung cần chuẩn bị khi cơ quan thuế xuống kiểm tra:

-           Treo biển tại trụ sở chính;

-           Hợp đồng thuê nhà; Chứng minh thư nhân dân+ hộ khẩu của chủ nhà;

-           Giấy chứng nhận quyền sở hữu nhà và sử dụng đất (bản công chứng);

-           Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp;

-           Con dấu của doanh nghiệp;

-           Văn phòng làm việc để chứng minh doanh nghiệp có hoạt động;

1. 11.  Thuế giá trị gia tăng, thuế thu nhập doanh nghiệp

Thời hạn nộp tờ khai và nộp thuế giá trị gia tăng (nếu có), báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn):

Công ty lưu ý dù không phát sinh hóa đơn đầu vào và đầu ra thì đến thời hạn như sau công ty vẫn phải nộp tờ khai thuế giá trị gia tăng (VAT), báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn:

-           Tờ khai quý 1: Hạn chậm nhất là ngày 30/04;

-           Tờ khai quý 2: Hạn chậm nhất là ngày 30/07;

-           Tờ khai quý 3: Hạn chậm nhất là ngày 30/10;

-           Tờ khai quý 4: Hạn chậm nhất là ngày 30/01 năm sau;

Thời hạn nộp tiền thuế thu nhập doanh nghiệp tạm tính (nếu có) không phải nộp tờ khai:

-           Quý 1: Hạn chậm nhất là ngày 30/04;

-           Quý 2: Hạn chậm nhất là ngày 30/07;

-           Quý 3: Hạn chậm nhất là ngày 30/10;

-           Quý 4: Hạn chậm nhất là ngày 30/01 năm sau;

Công ty tự cân đối mức thuế thu nhập doanh nghiệp tạm tính và sau đó cuối năm tổng hợp doanh thu, chi phí để quyết toán tổng số thuế thu nhập doanh nghiệp phải nộp trong năm (nếu có).

Thời hạn Nộp báo cáo tài chính năm

Công ty lưu ý dù công ty không phát sinh hoạt động kinh doanh vẫn phải lập và nộp báo cáo tài chính cho năm hoạt động. Hạn nộp chậm nhất báo cáo tài chính năm trước là ngày 30/03 năm sau.

1. 12.  Bàn giao hồ sơ, con dấu:

Sau khi thực hiện xong dịch vụ Vnlaw sẽ bàn giao cho công ty con dấu và những tài liệu và tờ hướng dẫn sau:

-           Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp đồng thời là mã số thuế;

-           Dấu tròn công ty;

-           Công bố mẫu dấu công ty;

-           Hồ sơ nội bộ doanh nghiệp;

-           Điều lệ công ty;

-           Hướng dẫn các thủ tục sau thành lập doanh nghiệp: mở tài khoản, đặt in hoá đơn; Tư vấn đăng ký chữ ký số nộp thuế qua mạng

-           Hướng dẫn tư vấn các thủ tục kê khai thuế, nộp tờ khai thuế, nộp thuế, nộp bảo hiểm xã hội;

-           Dịch vụ sau thành lập: tài khoản ngân hàng, thiết lập hồ sơ thuế, đăng ký phương pháp thuế, kê khai thuế ban đầu, đặt in hoá đơn giá trị gia tăng;

-           Hỗ trợ kê khai thuế trong quá trình hoạt động;

-           Tư vấn xây dựng website; logo, nhãn hiệu, các giấy phép và điều kiện đảm bảo hoạt động kinh doanh sau thành lập doanh nghiệp….

-           Quý khách hàng sau khi thành lập công ty tại Vnlaw sẽ được tư vấn miễn phí các thủ tục sau thành lập doanh nghiệp, hướng dẫn kê khai thuế và tư vấn mọi thủ tục pháp lý miễn phí phát sinh trong quá trình hoạt động.

Liên hệ

Luật sư Phạm Xuân Dương

Phòng Pháp luật Doanh nghiệp(vnLaw)- Công ty Luật TNHH Đại Việt phòng 305 toà nhà Newtatco số 28 Liễu Giai, quận, Ba Đình, Hà Nội

Mobile: +84 9888 999 26

email: xuanduong@luatdaiviet.vn