Lấy ý kiến bằng văn bản quyết định của Hội đồng quản trị Emt.vn - Cập nhật ngày 18/09/2019

Hội đồng quản trị (HĐQT) trong công ty cổ phần là cơ quan rất quan trọng trong cấu thành của công ty. Theo quy định của pháp luật thì Hội đồng quản trị là cơ quan quản lý công ty, có toàn quyền nhân danh công ty để quyết định, thực hiện các quyền và nghĩa vụ của công ty không thuộc thẩm quyền của Đại hội đồng cổ đông.

Mặc dù Đại hội đồng cổ đông là cơ quan quyết định cao nhất trong công ty cổ phần, tuy nhiên đại hội đồng cổ đông một năm chỉ họp trung bình một lần (trừ các cuộc họp theo triệu tập bất thường). Chính vì vậy mọi quyết định chính, quan trọng của công ty dồn lên vai Hội đồng quản trị.

Cơ chế quyết định của HĐQT là quyết định tập thể và được tuân thủ theo biểu quyết theo nguyên tắc đa số các thành viên dự họp chấp thuận.

Như vậy chúng ta có thể nhận thấy vai trò rất lớn của HĐQT trong công ty cổ phần. Chính vì vậy cuộc họp của HĐQT cũng là một trong những điểm quan trọng trong công ty cũng như đối với các quy định của luật doanh nghiệp.

Theo cách hiểu thông thường một cuộc họp có thể được tổ chức bằng hình thức họp trực tiếp, gián tiếp… Tuy nhiên đối chiếu theo luật doanh nghiệp và các văn bản hướng dẫn chúng tôi không thấy có một quy định nào đề cập tới việc các loại hình thức họp của HĐQT. Một quy định duy nhất có liên quan tới cuộc họp của HĐQT thì chỉ quy định về các quyết định của HĐQT đó là khoản 3 điều 108 luật doanh nghiệp “Hội đồng quản trị thông qua quyết định bằng biểu quyết tại cuộc họp, lấy ý kiến bằng văn bản hoặc hình thức khác do Điều lệ công ty quy định. Mỗi thành viên Hội đồng quản trị có một phiếu biểu quyết”.

Theo quy định này không đề cập cách thức họp nhưng lại đề cập tới các thức ra quyết định của HĐQT đó là bằng hình thức trực tiếp biểu quyết tại cuộc họp, lấy ý kiến bằng văn bản hoặc một hình thức khác theo điều lệ quy định.

Không quy định về hình thức họp nhưng lại quy định về cách thức ra quyết định như vậy theo quan điểm của chúng tôi đây là cách gián tiếp công nhận cách thức họp HĐQT không theo phương thức truyền thống đó là họp trực tiếp. Đây là một trong những cách thức hiện đại phi truyền thống mà thế giới đã áp dụng từ lâu và hiện nay Chính phủ cũng đã áp dụng cho các cuộc họp giao ban với chủ tịch UBND các tỉnh- họp trực tuyến (teleconference) hoặc họp bằng cách lấy biểu quyết bằng văn bản.

Về tính hợp pháp của cuộc họp trực tiếp hay trực tuyến cũng đều dễ xác định khi thoả mãn số thành viên HĐQT tham dự cuộc họp (ít nhất ¾ đối với lần 1 và hơn ½ đối với lần 2), nhưng việc xác định các quyết định khi lấy ý kiến bằng văn bản thì việc xác định tính hợp lệ của tập thể lại là một vấn đề gây tranh cãi.

Vậy việc quyết định của HĐQT bằng hình thức lấy ý kiến bằng văn bản hiểu thế nào cho đúng.

Thực tế có rất nhiều HĐQT của các công ty áp dụng biện pháp khi gửi văn bản đến các thành viên HĐQT của mình lấy ý kiến và còn chốt  lại nếu đến thời hạn X nào đó mà không phản hồi thì coi như đồng ý. Một số HĐQT của công ty khác thì lại cho rằng nếu đã lấy ý kiến bằng văn bản thì nhất quyết trước tiên để xét hợp lệ khi quyết định phải thu hồi/nhận lại được các ý kiến phản hồi trước và xem nó có tuân thủ nguyên tắc ¾ hoặc lớn hơn ½ không đã thì mới xem xét tiếp theo các nội dung trong ý kiến của thành viên HĐQT. Nguyên tắc ¾ được quy định tại điều 112 khoản 8 “Cuộc họp Hội đồng quản trị được tiến hành khi có từ ba phần tư tổng số thành viên trở lên dự họp”.   

Việc nhận phản hồi các ý kiến bằng văn bản từ các thành viên HĐQT được coi hiểu tương đương như việc đáp ứng điều kiện nguyên tắc cuộc họp được tiến hành lần 1 nếu có ít nhất ¾ số thành viên HĐQT tham gia. Như vậy để được quyền ra quyết định khi áp dụng hình thức lấy ý kiến bằng văn bản theo ý kiến này thì điều kiện cần là HĐQT phải nhận được phản hồi băng văn bản từ các thành viên của mình, ví dụ HĐQT có 5 thành viên thì phải nhận được ít nhất 4 văn bản trả lời của 4 thành viên HĐQT để đáp ứng nguyên tắc ¾.

Theo đánh giá của chúng tôi và tinh thần của luật doanh nghiệp thì cách hiểu thứ hai được coi là phù hợp nhất. Bởi lẽ xét từ quy định về lấy ý kiến của cổ đông bằn văn bản để thông qua quyết định của ĐHĐCĐ được quy định với tỷ lệ tối thiểu cao hơn tỷ lệ họp thông thường- tỷ lệ  thực tế 75%. Tỷ lệ 75% được hiểu là 75% thực tế của toàn bộ cổ phần trong công ty, nó cao hơn rất nhiều các mốc tỷ lệ 65% hoặc 75% của một cuộc họp ĐHCĐ trực tiếp (vì đôi khi số lượng cổ đông dự họp chỉ chiếm tới 65% và như thế các quyết định như thay đổi điều lệ…cũng chỉ cần tỷ lệ thực tế là 65%*75%=48,75%). Như vậy theo quan điểm của các nhà làm luật thì việc lấy ý kiến bằng văn bản điều kiện có hiệu lực của nó khắt khe hơn so với lấy ý kiến trực tiếp từ đại hội.

Chính vì thế khi đối chiếu ngang sang vấn đề lấy ý kiến bằng văn bản của HĐQT thì việc điều kiện tiên quyết để đủ điều kiện hợp pháp là phải coi như mỗi văn bản phản hồi từ mỗi thành viên HĐQT là một phiếu tư cách để xét quyết định hợp lệ, sau đó mới tính đến nguyên tắc quyết định theo đa số.

Trên đây là những phân tích và đánh giá của chúng tôi dựa trên những tình huống thực tế diễn ra khi áp dụng luật doanh nghiệp, và chúng tôi cũng hy vọng luật doanh nghiệp và văn bản hướng dẫn sẽ đề cập rõ hơn để việc áp dụng thực hiện được rõ ràng thuận tiện.

Luật sư Phạm Xuân Dương

xuanduong@luatdaiviet.vn

0933668166